Um plano de contas é muito parecido com um jogo de equilibrar blocos. Se você retirar um bloco de uma parte do seu negócio, é preciso adicioná-lo novamente em outro lugar. Isso ocorre porque os sistemas financeiros são criados com base na expectativa de que sempre haverá um equilíbrio entre o total de ativos (o que você possui) e o passivo (o que você deve). Embora raramente isso ocorra de fato, a diferença entre o que você possui e o que deve é seu patrimônio líquido. A meta, é claro, é ter mais do se que deve, de modo que seu patrimônio líquido seja positivo nos livros contábeis e gere renda posteriormente.

Vamos começar compreendendo seu plano de contas.

Há quatro seções principais: ativos, passivos, receitas e despesas. O patrimônio líquido também é uma seção, mas não é ativamente gerenciado. É o que sobra depois que todas as atividades da empresa, positivas e negativas, foram registradas corretamente.

Receitas e ativos são bons. Os passivos e as despesas não são excelentes, mas nem sempre são ruins. Muitas pessoas veem as despesas e os empréstimos como um mal necessário. No entanto, o objetivo deve ser incorrer apenas em passivos e despesas que resultem em algo positivo. Em outras palavras, pense nos passivos e nas despesas como um investimento cujo objetivo é aumentar seus ativos e receitas.

Muitos sistemas financeiros vêm predefinidos com um plano de contas cujos itens de linha incluem cabeçalhos numerados (por exemplo, 1430.2 e 530.8). Embora talvez seja ótimo para o seu contador, assim como o sistema decimal de Dewey faz sentido para bibliotecários, isso é desnecessário, complicado e confuso para uma pequena empresa. Apenas se certifique de que seus itens de linha tenham títulos que você e seu contador consigam entender. Use títulos simples, como “Taxas bancárias e encargos” ou “Equipamento de envasamento”.

Ao configurar os itens de linha pela primeira vez, concentre-se em fazer algo bem simples. Ao longo do tempo, não caia na armadilha de criar um novo item de linha para cada coisa. É possível criar subcontas para monitorar itens específicos, como “Taxas do PayPal” em “Taxas bancárias” ou “Postagem” em “Materiais de escritório”. Entretanto, na maioria dos casos, preservar um plano de contas simples manterá a contabilidade da empresa clara e sem erros.

Ativos

Suas contas de ativo incluirão tudo o que você possui de valor, como imóveis, terrenos, equipamentos, veículos, valores e estoque. Infelizmente, seus ativos talvez não pareçam tão bons no plano de contas quanto, por exemplo, no site de um agente imobiliário. Isso ocorre porque o contador monitora o que você realmente pagou pela propriedade e a depreciação. Se desejar mostrar a alguém quanto seu imóvel, equipamento ou estoque vale ao colocá-lo à venda, você usará fontes e relatórios externos para esse fim, pois esses valores sofrem alterações com base no mercado.

Outras contas de ativos incluem contas a receber e notas a receber. Afinal de contas, tecnicamente, você tem esse dinheiro. Quando alguém lhe deve dinheiro, esse é seu ativo. Ele só ainda não foi entregue a você.

Passivo

Passivos incluem empréstimos bancários, hipotecas, empréstimos pessoais e notas promissórias, pagamentos devidos de imposto de renda, impostos devidos sobre a folha de pagamento e, é claro, suas contas, também conhecidas como contas a pagar.

Um ponto importante que o proprietário iniciante da empresa deve ter em mente é que as entradas de notas a pagar devem representar somente o valor do empréstimo. Não inclua os juros no valor devido. Ao efetuar cada pagamento mensal e inserir esse pagamento em seu sistema financeiro, divida-o em um valor que deve ser subtraído do que você deve e o valor de juros pagos, que será lançado como despesa. Por exemplo: O empréstimo do banco Boardwalk tem o valor de US$ 150, os juros do Boardwalk totalizam US$ 3,57, valor total = US$ 153,57.

Receita

A receita é bastante autoexplicativa, mas também é uma categoria que é subutilizada por muitos pequenos empresários. A maioria dos novos empresários começa com apenas uma ou duas categorias amplas, como “vendas” e “serviços”. Porém, alguns tipos de receita têm uma geração fácil e barata, e outras exigem esforço, tempo e despesas. Por isso, faz sentido criar itens de linha separados para diferentes tipos de receitas.

Em vez de misturar todas as suas receitas em uma conta, analise quais são seus trabalhos lucrativos e divida-os em tipos de receitas diferentes. Não exagere, é claro. Porém, ao ser capaz de ver exatamente quais locais ou atividades respondem pela maior parte do fluxo de caixa, será possível gerenciar melhor seu negócio. Por exemplo, se sua loja vende livros, lembranças e alimentos, crie uma linha de receita para cada. Posteriormente, você será capaz de comparar o custo dos bens e os níveis de lucro de cada categoria e saber qual tipo é mais lucrativo para você. O mesmo vale para as empresas de serviço. Se você vende um serviço, mas também dá aulas e presta consultoria externa, monitore seus diferentes tipos de receita separadamente.

Despesas

Também é uma boa ideia separar despesas em contas específicas. Mantenha as categorias o mais simples possível, criando subcategorias somente quando realmente for necessário. Por exemplo, se vários produtos são enviados, talvez seja interessante monitorar os custos de remessa de diferentes transportadoras separadamente. Por outro lado, se você é o autor de um livro de receitas, talvez deseje monitorar os custos dos alimentos ao testar receitas em diferentes subcategorias por livro.

Lembre-se de que sua necessidade de relatórios precisos, rápidos, legíveis cresce junto com sua empresa. O plano de contas é seu mapa do passado e do presente e o mapa do tesouro para o futuro. Mantenha-o claro e organizado e certifique-se de que os dados fazem sentido para a pessoa mais importante envolvida: você.

Fonte: Quickbooks